De 5 vanligaste misstagen vid val av kassasystem

Letar du efter det perfekta kassasystemet för din restaurang eller butik, men känner dig överväldigad av de många alternativ som finns tillgängliga? Du är inte ensam. I en värld där tekniken ständigt förändras samtidigt som nya lagar och regler konstant införs, är valet av rätt kassasystem avgörande för att säkerställa din verksamhets framtid. Alltför ofta faller företagare i fällan att välja system baserade på initiala kostnader. För att senare upptäcka dolda avgifter och begränsningar som stjälper mer än de hjälper.

I denna artikel går vi igenom de vanligaste misstagen vid val av kassasystem och ger dig värdefulla insikter för att hjälpa dig att navigera denna komplexa värld. Från att underskatta betydelsen av support och service till att missa kritiska integrationsmöjligheter. Vårt mål? Att utrusta dig med kunskapen att välja ett kassasystem för din restaurang eller butik som inte bara uppfyller dina nuvarande behov, utan också stöder din affärs tillväxt långt in i framtiden.

Gå inte miste om att optimera din verksamhet och förbättra din kundupplevelse med rätt verktyg. Läs vidare för att upptäcka hur du kan undvika vanliga misstag och gör ett kassasystemval som kommer betala sig över tid.

Misstag 1 – Val av billiga system med dolda kostnader

När du står inför beslutet att välja ett kassasystem för din restaurang eller butik, kan det vara lockande att gå för det alternativ som vid första anblicken verkar vara mest prisvärt. Många företagare lockas av erbjudanden som inkluderar hårdvara, inga startavgifter, extremt låga månadsavgifter, eller till och med massa gratismånader.

Det är dock viktigt att komma ihåg att inga företag ger bort sina produkter och tjänster helt utan kostnad. I dessa fall är de tillsynes generösa villkoren ofta ett tecken på att kostnaderna istället är inbakade på annat håll. Exempelvis genom höga transaktionsavgifter eller dolda kostnader för nödvändiga tilläggstjänster. Denna taktik kan locka företagare in i avtal som vid en närmare granskning visar sig vara betydligt mindre förmånliga än de först såg ut att vara. Det som initialt framstår som en korttidsbesparing kan snabbt förvandlas till en långsiktig finansiell belastning.

Ett räkneexempel

För att illustrera, låt oss anta att en restaurang omsätter 5 miljoner kronor per år. Med en transaktionsavgift på 1,8% skulle detta innebära att restaurangen betalar 90 000 kronor per år, eller 7 500 kronor per månad, enbart i transaktionsavgifter. Om restaurangen istället hade ett kassasystem med en transaktionsavgift på 1%, skulle årsavgiften minska till 50 000 kronor, eller 4 166 kronor per månad. Detta exempel visar tydligt hur en lägre transaktionsavgift kan resultera i avsevärda besparingar över tid även om man tar ett något ”dyrare” alternativ med en högre månadskostnad.

Hur man undviker detta misstag

  • Granska avtalet noga: Innan du signerar, se till att du förstår alla kostnader som är associerade med kassasystemet. Fråga specifikt om transaktionsavgifter, månadsavgifter, kostnader för tilläggstjänster, och eventuella andra avgifter som kan tillkomma.
  • Begär fullständig prisinformation: Be om en fullständig prisuppgift som täcker alla möjliga kostnader över en definierad period, så att du kan göra en verklig jämförelse mellan olika system.
  • Undersök recensioner och feedback: Ta reda på vad andra användare säger om sina kostnader och eventuella dolda avgifter. Detta kan ge värdefull insikt som hjälper dig att undvika obehagliga överraskningar.
  • Prioritera värde framför pris: Ett system som erbjuder de funktioner och den support din verksamhet behöver kanske kostar mer initialt men kan spara pengar och tid i det långa loppet.
  • Säkerställ flexibilitet med kortinlösen: En stor fördel är att arbeta med en leverantör av kassasystem som stödjer flera olika kortinlösenföretag. Detta ger dig flexibiliteten att inte vara låst vid en enda leverantör och möjligheten att byta kortinlösen om det skulle ske ofördelaktiga prishöjningar i framtiden. Att inte ha denna flexibilitet kan innebära att du är fast vid höjda priser över tid. Vilket ytterligare understryker vikten av att se bortom initiala lockpriser och istället säkerställa långsiktig kostnadseffektivitet och anpassningsbarhet för din verksamhet.

Att välja rätt kassasystem handlar inte bara om att hitta det lägsta priset utan att säkerställa att du får det värde som bäst stödjer din verksamhets behov och tillväxt. Genom att vara medveten om och aktivt undvika fällan med dolda kostnader, kan du göra ett mer informerat och hållbart val som gynnar din restaurang eller butik på lång sikt.

Misstag 2 – Försummad support och service efter köpet

Att välja ett kassasystem är inte bara en fråga om funktioner och pris. En ofta förbisedd men avgörande faktor är kvaliteten på support och service efter köpet. Ett kassasystem är centrala nervsystemet i din verksamhet, och eventuella tekniska problem kan snabbt leda till förlorade intäkter och missnöjda kunder. Därför är det kritiskt att välja en leverantör som erbjuder tillförlitlig och lättillgänglig support.

Hur man undviker detta misstag

  • Förstå supportavtalets omfattning: Se till att du vet exakt vad supportavtalet täcker innan du tecknar det. Det är viktigt att känna till hur du kontaktar supporten, vilka tider de är tillgängliga, och om det tillkommer extra kostnader för tjänsten.
  • Leta efter recensioner om kundsupport eller be om referenser: Utforska recensioner och kundomdömen med fokus på deras erfarenheter av supporten. Dessa återkopplingar kan ge en indikation på hur väl leverantören tar hand om sina kunder när de stöter på problem. Det är alltid bra att ta minst 1-2 referenser också och prata med andra kunder för att se hur dem upplever supporten.
  • Prioritera leverantörer med telefonsupport: I akutsituationer vill du kunna lösa problemet direkt, utan att vänta på e-postsvar. Leverantörer som erbjuder direkt telefonsupport ger snabbt hjälp när du behöver det som mest.
  • Utvärdera svarstiden: Testa hur snabbt en potentiell leverantör svarar på förfrågningar även före köp. Detta ger en bra indikation på hur de hanterar supportärenden. En leverantör som är långsam på att svara före försäljning kommer sannolikt inte att bli snabbare efter att du har blivit kund.
  • Säkerställ att utbildningsresurser finns tillgängliga: Förutom direkt support, är det fördelaktigt om leverantören erbjuder utbildningar eller åtminstone utbildningsmaterial som manualer, onlinekurser eller instruktionsvideor. Dessa resurser gör det möjligt för ditt team att effektivt hantera frågor.

Att säkerställa att din leverantör av kassasystem erbjuder pålitlig och lättillgänglig support är inte bara en investering i systemet utan också i din verksamhets kontinuitet och framgång. En stark supportfunktion minimerar risken för avbrott i verksamheten och säkerställer att du kan fortsätta att erbjuda exceptionell service till dina kunder, även under mindre idealiska omständigheter.

Misstag 2 – Ignorera systemets anpassningsbarhet

Att välja ett kassasystem som inte kan anpassas efter din verksamhet eller över tid är ett alltför vanligt misstag som kan begränsa din företags tillväxt och flexibilitet. I en ständigt föränderlig marknad är det avgörande att ditt kassasystem kan anpassas för att möta både aktuella och framtida behov.

Hur man undviker detta misstag

  • Utvärdera framtidens behov: Tänk framåt när du väljer ett kassasystem. Överväg hur dina behov kan förändras med expansionsplaner, nya marknader eller förändrade kundbeteenden.
  • Sök efter modulära system: Välj ett system som tillåter modulära uppdateringar och anpassningar. Detta ger dig flexibiliteten att skräddarsy lösningen efter dina behov utan att behöva byta ut hela systemet.
  • Begär demonstration av anpassningsförmåga: Innan du gör ditt val, se till att du förstår hur lätt det är att göra anpassningar. Från att lägga till produkter till att anpassa knappar och layout. Ditt system bör kunna anpassa sig smidigt.
  • Verifiera integration med andra system: Ett anpassningsbart kassasystem bör smidigt kunna integrera med andra verktyg och plattformar du använder, som t.ex. bokföringsprogram.
  • Välj leverantörer med intern utvecklingskompetens: Företag som sköter sin systemutveckling internt, snarare än att outsourca, kan ofta erbjuda snabbare och mer effektiva uppdateringar samt anpassningar. Detta indikerar också ett starkt engagemang för produktens kvalitet och långsiktig utveckling.
  • Undersök leverantörens förmåga att implementera nya funktioner: Innan du väljer leverantör, undersök deras historik och förmåga att införa nya funktioner och anpassningar. En aktiv och responsiv utvecklingsprocess är ett gott tecken på att systemet kan hålla jämna steg med tekniska framsteg utifrån just dina behov.

Genom att välja ett kassasystem som är flexibelt och anpassningsbart, med en leverantör som har en stark in-house utvecklingskapacitet, säkerställer du att din tekniska plattform inte bara möter dagens behov utan också är förberedd för framtiden. Detta strategiska val möjliggör för din verksamhet att snabbt anpassa sig till marknadens dynamik och kundbehov, vilket är avgörande för långsiktig framgång och tillväxt.

Misstag 4 – Överser användarvänlighet och prestanda

En vanlig fälla vid valet av kassasystem är att inte prioritera användarvänlighet och systemprestanda. Ett system kan vara fullpackat med funktioner, men om det är komplicerat att använda eller lider av långsam prestanda, kommer det att påverka inte bara din personalens effektivitet utan även kundupplevelsen negativt. Användarvänlighet är avgörande för snabb betjäning och felfri drift, medan god prestanda säkerställer att systemet kan hantera hög belastning under spetsperioder utan avbrott eller seg hantering.

Hur man undviker detta misstag

  • Begär en live demo: Se till att få en live demonstration av kassasystemet. Detta ger dig möjlighet att bedöma användargränssnittet och systemets prestanda i realtid.
  • Referenskontroller: Tala med befintliga användare av systemet för att få insikt i deras erfarenheter, särskilt när det gäller användarvänlighet och systemprestanda.
  • Försäkra att support är lättillgänglig: Ett användarvänligt system bör också ha lättillgänglig support för att snabbt kunna lösa eventuella problem eller frågor som uppstår.
  • Undersök leverantörens arbete med användarvänlighet: Fråga hur leverantören jobbar med användarvänlighet i sin produktutveckling. Leverantörer som prioriterar detta kommer sannolikt att erbjuda ett mer intuitivt system.
  • Säkerställ systemets anpassningsbarhet: Ett system som tillåter anpassningar kan hjälpa till att förbättra användarvänligheten genom att låta dig modifiera användargränssnittet för att bättre passa din verksamhet och dina medarbetares behov.
  • Kontrollera uppdaterings- och underhållspolicy: Se till att systemet regelbundet uppdateras med förbättringar och nya funktioner som kan förbättra användarvänligheten över tid.

Att noggrant utvärdera och välja ett kassasystem som är både användarvänligt och presterar väl är avgörande för att säkerställa smidiga dagliga operationer, nöjd personal och tillfredsställda kunder.

Misstag 5 – Förbiser vikten av rapporteringsverktyg och molnbaserad flexibilitet

Att inte fullt ut utnyttja kraften i rapporteringsverktyg och möjligheterna som molnbaserad teknik erbjuder är ett betydande misstag när man väljer kassasystem. Rapporterings- och analysfunktioner är avgörande för att förstå din verksamhet på djupet och fatta välgrundade beslut baserade på faktisk data.

Hur man undviker detta misstag

  • Utforska rapporteringsfunktionerna: Innan du väljer ett kassasystem, begär en genomgång av dess rapporteringsfunktioner. Se till att systemet kan generera detaljerade rapporter som täcker alla aspekter av din verksamhet.
  • Betydelsen av anpassningsbara rapporter: Välj ett system som erbjuder anpassningsbara rapporter. Du bör kunna anpassa rapporterna för att fokusera på de data som är mest relevanta för din verksamhet. Detta gör det möjligt för dig att snabbt få insikter som kan hjälpa dig att fatta informerade beslut.
  • Molnbaserad åtkomst: Ett kassasystem som utnyttjar molnteknik erbjuder betydande fördelar, såsom tillgång till dina data från var som helst, när som helst. Detta är särskilt viktigt i dagens mobila värld där du kanske behöver göra snabba beslut baserade på realtidsdata, även när du är på resande fot.
  • Integrationsmöjligheter: Ett effektivt kassasystem bör kunna integreras sömlöst med andra affärsverktyg och system, såsom bokföringsprogram som t.ex. Fortnox.
  • Utbildning och support för rapporteringsverktyg: Slutligen, se till att din leverantör erbjuder omfattande utbildning och support för att hjälpa dig att maximera användningen av rapporteringsverktyg och molnfunktioner. Att kunna tolka och agera på datainsikter är avgörande för att driva din verksamhet framåt.

Genom att undvika dessa vanliga misstag och välja ett kassasystem som är anpassat efter din verksamhets unika behov och mål, kan du säkerställa en mer effektiv, produktiv och lönsam drift. Det rätta kassasystemet är mer än bara en transaktionshanterare; det är en grundläggande del av din verksamhets framgång och tillväxt.

Sammanfattningsvis är valet av rätt kassasystem en kritisk beslutspunkt som kan påverka din verksamhets framgång på många sätt. Genom att undvika de vanligaste misstagen som vi har diskuterat i den här artikeln, kan du säkerställa att du väljer en lösning som inte bara möter dina nuvarande behov utan också är skalbar nog att stödja din tillväxt över tid. Men också göra dig uppmärksam så du inte fastnar i långa ofördelaktiga avtal.

På Ordine förstår vi utmaningarna och komplexiteten i att välja det perfekta kassasystemet för din restaurang eller butik. Vårt team av experter är här för att guida dig genom processen och hjälpa dig att hitta en lösning som bäst matchar din unika verksamhetsmodell och mål. Kontakta oss idag för en kostnadsfri konsultation och låt oss tillsammans utforska hur vi kan hjälpa dig att optimera din verksamhet för framgång.

Kontakta oss via kontaktformuläret eller ring oss direkt för att starta din resa mot en effektivare och mer lönsam verksamhet. Vårt team ser fram emot att hjälpa dig att navigera i kassasystemets värld och säkerställa att du gör det bästa möjliga valet för din framtid.

Tillsammans kan vi göra ditt val av kassasystem till en framgångssaga.

Comments are closed.